Generelle Tipps zur Teilnahme bei Online-Meetings

Ein paar kleine Tipps für Online-Meetings oder auch gemeinsame „Kaffeepausen“ wie #VirtuellesKaffeetrinken mit Video-Tools.

  • Ausprobieren: Probiere das verwendete Tool (beispielsweise Jitsi, Zoom, Webex, Microsoft Teams, Skype) vorher einmal aus.
  • Art des Meetings: Achte darauf, um was für ein Meeting mit welchen Teilnehmern es sich handelt. Ist es mehr „Business“ oder mehr „Freizeit“. #VirtuellesKaffeetrinken ist eindeutig Freizeit. Jeans, T-Shirt, verschlafener Blick, Dreitagebart – alles kein Problem. Wichtige geschäftliche Besprechung mit einem Kunden in konservativem Umfeld: Dann ist eventuell Anzug mit Hemd und Krawatte angebracht – und mit Hose! Wenn Du kurz aufstehst, um nach dem Kaffee auf der Seite zu greifen, und das Business-Hemd in der Jogginghose steckt …
  • „Bitte nicht stören„: Informiere Deine Kollegen, Partner, Familienmitglieder, dass Du in einer Besprechung sein wirst und nicht gestört werden möchtest. Oder lege Regeln fest: Manuela erkennt beispielsweise an der geschlossenen Bürotür, dass ich nicht gestört werden möchte. In einem großen Raum oder Büro kann das auch ein Schild oder ein mit Tesa an den Monitor geklebter Zettel mit dem Hinweis „Bin im Online-Meeting“ sein.
  • „Nix mal schnell„: Die Versuchung ist groß, vor dem Beginn noch schnell ein paar Sachen zu erledigen und dann mal schnell zuzuschalten. Vergiss‘ es. Erfahrungsgemäß ist das die optimale Voraussetzung dafür, dass irgendetwas nicht funktioniert.
  • Sei parat: Richte es so ein, das Du 10 bis 5 Minuten vor dem eigentlichen Beginn schon bereit bis. Andere Anwendungen sind geschlossen, Deine gefüllte Kaffee- oder Teetasse steht vor Dir, Du hast einen Schreibblock und einen Stift oder ein Notizprogramm auf dem Rechner parat.
  • Mikrofon stumm schalten: Sobald Du in die Besprechung „gehst“, schalte bitte zunächst das Mikrofon (nach einer eventuellen kurzen Vorstellung) stumm. Ansonsten gibt es möglicherweise Störgeräusche und Rückkopplungen.
  • Gezielt das Mikro nutzen: Mikrofon Wenn Du etwas sagen möchtest, kannst Du das Mikrofon jederzeit und schnell wieder in einschalten oder ausschalten.
  • Telefonanruf? Falls Du per Telefonanruf mit Deinem Telefon teilnimmst, bitte ebenfalls stumm schalten. Bitte nicht den Anruf halten, denn da ist immer noch Dein Mikro an.
  • Tastatur: Falls Du Dir am Rechner in einem Programm (Word, Evernote, Joplin, Notepad) Notizen machst: Schalte das Mikro stumm, denn das Klappern vieler Tastaturen ist oft sehr, sehr laut für alle zu hören.
  • Chat: Nutze den Chat. Dort kannst Du sozusagen im Hintergrund Fragen an die ganze Runde stellen, ohne dass es die eigentlichen Gespräche in der Besprechung oder eine Präsentation stört (typisches Beispiel: „Ist die Videoqualität bei Euch auch so schlecht?“). Im Chat kannst Du oder der Moderator auch Links posten („Wie finde ich das Blog des Entspannenden?“ „Hier ist der Link: https://derentspannen.de„).
  • Hand heben: Du möchtest eine Zwischenfrage stellen? Meistens gibt es in den Programmen eine Funktion „Hand heben“, um Dich dem Moderator oder den anderen bemerkbar zu machen.
  • Losplappern: Generell solltest Du nicht einfach lossprechen. Achte auf die anderen Teilnehmer, vielleicht will gerade jemand loslegen. Denke daran, dass es manchmal kurze Verzögerungen in der Übertragungen gibt (nur Sekundenbruchteile, aber immerhin). Wenn dann fünf oder sechs Teilnehmer gleichzeitig lossprechen …

Im Gegensatz zu Online-Meetings sind bei Webinaren nur der Moderator und die Referenten zu sehen und zu hören. Die Kommunikation der Teilnehmer läuft dann generell über den Chat und/oder ein Frage-/Antwort-Modul.

Kontextlisten für Aufgaben mit Todoist

Mit Kontextlisten lassen sich Aufgaben kategorisieren und dann innerhalb der entsprechenden Kategorie (wie Umgebung, benötigte Geräte, Länge) planen oder erledigen. Ich verwende dafür Tags (Schlagworte, Etiketten) bei Todoist.

Getting Things Done und Kontextlisten

Das Konzept der Kontextlisten kenne ich ursprünglich von Getting Things Done, einer Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

(Seite „Getting Things Done“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. November 2018, 06:58 UTC. (Abgerufen: 21. Januar 2019, 06:22 UTC))

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode, die unabhängig von einem bestimmten Werkzeug funktioniert. Manche nutzen dafür einen papiernen Aufgabenplaner in DIN A5. Andere (und das dürfte inzwischen die Mehrheit sein) setzen eine Software ein. Es gibt Software, die besonders gut für GTD geeignet ist, oder auch Software, die man einfach an seinen persönlichen Stil der Aufgabenplanung mit GTD anpasst.

Die Idee der Kontextlisten ist, irgendwie zusammenhängende Arbeiten auch zusammen zu erledigen. Dabei orientiert sich das „Zusammenhängen“ nicht an dem Inhalt der Arbeit beziehungsweise Aufgabe („Was“), sondern an der Art der Aufgabe („Wie“) und den benötigten Ressourcen („Womit“), dem Ort („Wo“) und dem „Wann“:

Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind.

[…]

Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden. Man kommt dadurch leichter in den Arbeitsfluss – Flow. Ein hin- und her wechseln zwischen Tools, Orten oder Personen wird vermieden. Dadurch wirkt die Fokussierung auf die Aufgaben eines Kontextes auch energiesparend.

Ein Kontext setzt den Rahmen einer Aufgabe und bestimmt über Wie, Wo, Wann und Womit.

(GTD: Kontexte – Stefan Nehls)

Kontexte werden sehr individuell gehandhabt. Wenn ich meine Aufgaben nur am Büroschreibtisch plane und dort auch erledige, dann brauche ich möglicherweise gar keine Kontextlisten. Jeder hat auch seine individuellen Tagesabläufe. Wer beispielsweise bestimmte Aufgaben gerne am frühen Morgen erledigt, der kann solche Aufgaben mit dem Kontext „Früher Morgen“, „Vor dem Frühstück“, „Sonnenaufgang“ oder „Früher Vogel“ versehen.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung.

(Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren – Ivan Blatter)

Andererseits gibt es Klassiker:

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

(Wie Sie Kontextlisten erstellen – Stephan List)

Selbst, wenn ich den ganzen Tag am Büroschreibtisch bin und dort ein Telefon steht, könnte ich solche Aufgaben mit „@Telefon“ versehen, bei denen ich in Ruhe und ohne den Geräuschpegel von Kollegen telefonieren will. Also könnte ich mir am Morgen durchsehen, ob und welche derartige Telefonate fällig sind und mir dafür einen Besprechungsraum reservieren. Oder ich setze dann das Heaset für die drei oder vier Telefonate auf, damit mich die Geräuschkulisse nicht stört.

Zugegebenermaßen ist es bei mir als Selbstständigem nicht die Geräuschkulisse der Kollegen, sondern eher die des Cafès …

Todoist und Kontextlisten

Mir persönlich ist GTD zu strikt und zu umfangreich. Gleichzeitig möchte ich ein Werkzeug einsetzen, das flexibel ist und meinen Bedürfnissen entgegen kommt. Vor einigen Jahren entschied ich mich für Todoist, das es für alle Plattformen gibt (Web, Windows, Mac, iOS, Android) und mit dem ich beispielsweise aus dem Browser heraus aus einer Mail in Gmail eine Aufgabe erzeugen kann.

Nach und nach habe ich Todoist nach meinen Erfahrungen und Wünschen angepasst. Kontextlisten habe ich damit lange Zeit nicht benutzt. Todoist hat auch keine expliziten „Kontextlisten“, doch es gibt Tags (Schlagworte). Jede Aufgabe kann man mit einem Schlagwort oder mehreren Schlagworten versehen. Interessanterweise setzt Todoist auf das „@“-Zeichen für Schlagworte, obwohl sich dafür in vielen Bereichen eigentlich das „#“-Zeichen durchgesetzt hat.

Todoist benutzt für Tags im Deutschen die Formulierung Etiketten:

Spare Zeit, indem du mehrere ähnliche Aufgaben mithilfe von Etiketten bündelst. Auf diese Weise findest du Aufgaben mit der gleichen Etikette innerhalb von Sekunden.

Et voilà: Etiketten kann man für alles Mögliche einsetzen, also auch für Kontextlisten. Habe ich beispielsweise in meinem Projekt „Garten neu gestalten“ die Aufgabe „Spaten kaufen“, dann versehe ich die Aufgabe mit dem Kontext @Baumarkt. Bin ich jetzt unterwegs zum Einkaufen, dann schaue ich in meiner Kontextliste @Baumarkt nach. Dann sehe ich beispielsweise, dass ich im Baumarkt nicht nur einen Spaten, sondern auch einen Sonnenschirm für die Terrasse, eine LED-Leuchte fürs Bad und einen Perlator für die Küchenspüle kaufen will.

Meine Kontextlisten mit Todoist

Im Laufe der Jahre habe ich mir schließlich angewöhnt, mittels Etiketten mit Kontextlisten zu arbeiten. Damit ich den Überblick über die Art der Kontextlisten behalte, und damit die Eingabe in Todoist möglichst einfach funktioniert, habe ich mir eine kleine Systematik geschaffen.

Status

Der Status gibt mir einen Überblick über den Zustand von Aufgaben. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „is“.

  • isToday: Will ich heute erledigen (auch wenn die Aufgabe erst in der Zukunft fällig ist).
  • isInWork: Die Aufgabe habe ich bereits begonnen.
  • isNext: Wenn ich Zeit übrig habe, dann will ich solche Aufgaben als nächstes angehen.
  • isBacklog: Ähnlich wie „isNext“, doch nicht so wichtig oder dringend.
  • isWaiting: Ich warte auf jemanden oder etwas, beispielsweise auf die Antwort auf meine Email. Vorher kann ich mit der Aufgabe nicht weitermachen.

Örtlichkeit/Ressource

Hier vermische ich das Wo und das Womit. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „at“.

  • atHome
  • atComputer
  • atTelefon
  • atUnterwegs

Tätigkeit/Aktivität

Mit den Kontexten, die mit dem englischen „do“ beginnen, kategorisiere ich meine Aufgaben nach der Art der Tätigkeit.

  • doBloggen
  • doFotos
  • doLesen
  • doMaintenance (Wartungsarbeiten beispielsweise an Blogs oder im Haushalt)
  • doSchreiben

Wenn ich beispielsweise drei oder vier Aufgaben mit „doFotos“ habe, dann reserviere ich mir für den Tag oder die Woche entsprechende Zeit. Dann starte ich die Fotosoftware Capture One und bearbeite alle Fotos in einem Rutsch.

Ungefährer Zeitbedarf

Aufgaben versehe ich gerne mit einer ungefähren Zeitschätzung. Wenn ich dann eine Tages- oder Wochenplanung mache, brauche ich nicht groß zu überlegen, sondern kann beispielsweise direkt einen Zeitblocker für eine Stunde im Kalender eintragen.

Andererseits habe ich vielleicht plötzlich Zeit übrig. Das kann beispielsweise passieren, wenn ich überraschenderweise mit einer Aufgabe früher fertig geworden bin oder eine Besprechung ausgefallen ist. Dann schaue ich nach, welche Aufgaben ich in den nächsten 30 Minuten erledigen kann.

Alle solchen Kontexte beginnen mit einer Zahl (der Minutenzahl).

  • 5min
  • 10min
  • 20min
  • 30min
  • …
  • 180min
  • 240min

Arbeitest Du mit Kontextlisten?

Wie handhabst Du das? Benutzt Du Kontextlisten? Wie sehen Deine Kontextlisten aus?

Office 365-Kalender und Google-Kalender mit Microsoft Flow synchronisieren

Als Selbstständiger nutze ich Google G Suite und Office 365. Bisher war es eine Herausforderung, die Kalender aus den beiden Welten abzugleichen. Mit Microsoft Flow habe ich ein Lösung gefunden, um Kalender zwischen Office 365 und Google zu synchronisieren.

Für manche Dinge eignet sich die G Suite besser, für manche Dinge Office 365. Ich bin in beiden Welten unterwegs. Doch insbesondere, wenn es um Terminanfragen und Online-Meetings mit Hangouts Meet, Microsoft Teams oder Skype for Business geht, musste ich immer wieder beide Kalenderwelten abgleichen. Wenn ich einem Kunden eine Besprechungsanfrage mit Microsoft Teams schicke, dann ist sie natürlich in meinem Office 365-Kalender, ebenso wenn ich eine Teams Besprechung des Kunden zusage. Bei Hangouts Meet ist der Termin im Google Kalender.

Google-Kalender und Office 365-Kalender

Wenn ich eine Besprechungsanfrage sende, dann schaue ich in beiden Kalendern nach, wann ich Zeit haben werde. Kommt die Anfrage eines Kunden, dann sieht er eventuell sogar meine Verfügbarkeit aus der einen Kalenderwelt, aber nicht die in der anderen. Meine primäre Kalenderwelt liegt in der G Suite, für Terminkoordinationen in der Office 365-Welt habe ich dort nachgesehen. Und wenn ich in Google einen Termin mache, kann ich einen eingebundenen Office 365-Terminkalender sehen.

Die Google-Kalender sind einfach praktisch. Schnell und einfach ist ein weiterer Kalender erstellt, abonniert oder geteilt. Mit meiner Frau habe ich einen gemeinsamen Kalender für gemeinsame Termine. Sie kann jedoch jederzeit in meine Termine schauen, und ich in ihre Termine. Das funktioniert mit beliebigen Kalendern und Nutzern. Aus Google heraus kann ich sehr schnell und einfach eine Kalenderansicht erzeugen, in der mehrere Kalender „übereinandergelegt“ sind. Die kann ich dann öffentlich stellen, und jeder sieht meine Verfügbarkeit unabhänig vom einzelnen Kalender.

In Office 365 ist das … komplizierter. Die Kalender der Office 365-Welt sind ebenso wie E-Mails eine Exchange-Erbe. In großen Unternehmen war Exchange dafür die beherrschende Serverplattform. Früher, damals war der Anspruch, möglichst wenig aus der Unternehmenswelt herauszulassen. Inzwischen lässt sich ein persönlicher Kalender sogar per URL teilen. Doch wenn ich mehrere persönliche Kalender habe, dann wird immer nur der persönliche Hauptkalender für Verfügbarkeitszeiten herangezogen.

Das reduziert dann beispielsweise in vielen Fällen den Einsatz von Microsoft Bookings. Mit Microsoft Bookings können Kunden einen Zeit-Slot eines Mitarbeiters buchen, sogar gegen Geld. Dabei kann die Verfügbarkeit des persönlichen Hauptkalenders berücksichtigt werden. Will Kunde A also den Mitarbeiter B mittwochs um 17 Uhr buchen, und der Mitarbeiter hat dann einen Termin (beispielsweise eine Besprechung mit dem Chef) dann ist der Slot nicht verfügbar. Doch wenn der Mitarbeiter mehrere persönliche Kalender pflegt, dann wird nur der Hauptkalender berücksichtigt. Oft pflegen Mitarbeiter aber noch einen zweiten oder dritten Kalender, wo sie andere, beispielsweise private Termine eintragen. Mit verschiedenen Kalendern bei Google funktioniert das bei mir sehr einfach.

Doch ich nutze eben auch einen (einen?) Office 365-Kalender. Ein manueller Abgleich oder jedes Mal dort oder dort nachzuschauen ist aufwändig und fehleranfällig.

Es gibt Lösungen wie gSyncit für Windows, doch dazu muss eine lokale Software auf dem Rechner installiert sein. Die muss dann regelmäßig synchronsieren, also im Tray laufen. Und fast genauso häufig muss sie (zumindest gefühlt) aktualisiert werden.

Gäbe es eine vernünftige Möglichkeit, die beiden Kalendewelten zu synchronisieren, wäre das echt super.

Microsoft Flow

Und hier kommt Microsoft Flow ins Spiel.

Microsoft Flow: Automatisierte Workflows
Microsoft Flow: Automatisierte Workflows

 

Erstellen Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu erfassen und viele weitere Aufgaben auszuführen.

Am einfachsten vergleichbar ist Microsoft Flow mit IFTTT oder Zapier. Doch Flow kann noch wesentlich mehr als einfache Aktionen. Inzwischen gibt es dort sehr viele „Connectors“ für unterschiedliche Dritt-Dienste. Ganze Workflows lassen sich so durch Trigger abbilden, inklusive Bedingungen und Schleifen. Wer möchte, kann seine Flows jenseits der visuellen Oberfläche für die Abläufe, Bedingungen und Schleifen durch Funktionen und Ausdrücke vertiefen.

Microsoft Flow gibt es in verschiedenen Tarifen

  • Free: 750 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 15 Minuten, kein Service Level Agreement.
  • Flow for Office 365 and Flow for Dynamics 365: 2.000 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 5 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).
  • Flow Tarif 1 für 5 USD pro Monat/Nutzer: 4.500 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 3 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).
  • Flow-Tarif 2 für 15 USD pro Monat/Nutzer: 15.000 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 1 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).

Die weiteren Unterschiede und weitere Informationen gibt es auf der Tarif-Seite von Microsoft Flow.

Inzwischen probiere ich Flows aus und versuche, sie gegebenenfalls anzupassen.

Microsoft Flow: Meine Workflows
Microsoft Flow: Meine Workflows

Mit zwei meiner Flows synchronisiere ich meine Google-Kalender und meinen persönlichen Office 365-Kalender.

1. Flow: Google-Termine zum Office 365-Kalender kopieren

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren

Ich habe die Flow-Vorlage „Google Kalender mit Office 365-Kalender synchronisieren“ mit eigenen Definitionen kombiniert.

Hiermit wird jedes Mal, wenn Sie einen Termin in Ihrem Google Kalender hinzufügen, aktualisieren oder löschen, dieser automatisch in Ihren Office 365-Kalender kopiert. Hinweis: Dies ist eine einseitige Synchronisierung, d. h. Änderungen an Ihrem Office 365-Kalender werden nicht mit Google synchronisiert. Darüber hinaus werden Terminserien in Ihrem Office 365-Kalender als individuelle Termine angezeigt.

Mein Flow kopiert zwei Mal täglich alle Termineinträge („Wiederholung“) für die nächsten 30 Tage von meinem persönlichen Google-Kalender sowie einem mit meiner Frau gemeinsamen Google-Kalender in meinen Office 365-Kalender. Beim nächsten Durchlauf des Flows werden zuvor Einträge aus dem letzten Durchlauf gelöscht.

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren (Ablauf)
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren (Ablauf)

 

Die Termine aus den Google-Kalender versehe ich beim Eintragen in den Office 365-Kalender mit einem Präfix, damit ich sie beim Löschen unterscheiden kann und ich sie beim Blick auf den Office 365-Kalender auf Anhieb erkennen kann.

Mein Setting sieht in einer vereinfachten Darstellung so aus:

  • Google: Ein persönlicher Kalender („Frank-Hamm“).
  • Google: Ein gemeinsamer Kalender mit meiner Frau („MuF“ für „Manuela und Frank“).
  • Office 365: Ein persönlicher Kalender.

Daneben habe ich noch weitere Kalender, die ich hier jedoch auslasse.

Der Flow macht Folgendes:

  • Zunächst werden bereits vorhandene Google-Kalender-Einträge in meinen Office 365-Kalender gelöscht. Sie werden dabei an dem Präfix „[GS-“ erkannt, wobei GS für „G Suite“ steht.
  • Anschließend werden alle Einträge meines persönlichen Google-Kalenders und meines gemeinsamen Google-Kalenders für die nächsten 28 Tage in meinen persönlichen Office 365-Kalender kopiert.
  • Die neuen Einträge erhalten je nach Kalenderursprung einen Präfix: „[GS-Frank-Hamm]“ für Einträge aus meinem persönlichen Google-Kalender und „[GS-MuF]“ für Einträge aus dem gemeinsamen Google-Kalender.
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren - erweitert, mit Filter
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren – erweitert, mit Filter
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 - getFutureTime(28, 'Day')
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 – getFutureTime(28, ‚Day‘)
Microsoft Flow: Office 365-Termin erstellen
Microsoft Flow: Office 365-Termin erstellen

Damit habe ich ein Zeitfenster von vier Wochen in der Zukunft, in dem ich beziehungsweise andere bei Office 365 (z.B. bei Bookings) Terminbelegungen sehe beziehungsweise sehen – und zwar unabhängig davon, ob der Termin in Office 365 oder in der G Suite gepflegt wird. Von Synchronisierung zu Synchronisierung gibt es eine Unschärfe, falls ich in der Zwischenzeit einen Termin in Google angelegt habe. Das nehme ich aber als nahezu vernachlässigbar hin.

Das sich wiederholende Löschen und Kopieren ist umständlich. Ein Abgleich in diese Richtung lässt sich jedoch nur dadurch lösen. Denn es gibt keinen Trigger für Änderungen in Google-Kalendern, nach denen Termine aus Google heraus mit Office 365 synchronisiert werden können.

2. Flow: Office 365-Termine mit Google synchronisieren

In der umgekehrten Richtung gibt es einen Trigger. Den nutzt die Vorlage „Office 365-Kalender mit Google Kalender synchronisieren„.

Hiermit wird jedes Mal, wenn Sie einen Termin in Ihrem Office 365-Kalender hinzufügen, aktualisieren oder löschen, dieser automatisch in Ihren Google-Kalender kopiert. Hinweis: Dies ist eine einseitige Synchronisierung, d. h. Änderungen an Ihrem Google Kalender werden nicht mit Office 365 synchronisiert. Darüber hinaus werden Terminserien in Ihrem Google Kalender als individuelle Termine angezeigt.

Der Trigger wird automatisch ausgelöst, so dass anschließend der Flow einen neuen Office 365-Termin in Google anlegt, einen geänderten Office 365-Termin in Google ändert und einen gelöschten Office 365-Termin in Google löscht.

Microsoft Flow: Office 365-Kalender mit Gmail-Kalender synchronisieren (neu, geändert, gelöscht)
Microsoft Flow: Office 365-Kalender mit Gmail-Kalender synchronisieren (neu, geändert, gelöscht)

Die Erkennung, ob ein Termin in Google bereits existiert, wird über eine Termin-ID gelöst. Diese ID aus Office 365 wird beim Anlegen eines Google-Termins mitkopiert. Wird ein Termin in Office 365 gelöscht, wird er in Google gesucht und gelöscht. Bei einer Änderung wird er in Google nur geändert.

Leider ist es mir nicht gelungen, bereits mit dem Trigger oder kurz danach zu erkennen, ob es sich um einen Termin aus dem Google-Kalender „Frank-Hamm“ oder „MuF“ handelt. Doch im Ablauf konnte ich später irgendwann eine Bedingung einfügen. Sie prüft ab, ob der Betreff / der Titel des Termins mit „[GS-…“ beginnt. Falls ja, wir der Termin ignoriert.

Bei der Anlage eines Termins bekommt der Titel den Präfix „[FHKuK]“.

Hier kann ich es mir einfacher machen, denn ich synchronisiere den Office 365-Kalender in einen eigenen Google-Kalender („FHKuK“). Termine aus diesem Kalender werden genauso wie die im mit meiner Frau gemeinsamen Kalender bei der Abfrage von Verfügbarkeiten (beispielsweise mit Doodle MeetMe) berücksichtigt.

Meine Kalendereinträge in beiden Kalendern

Und so sehen die Termineinträge in Google aus (Kalender „Frank-Hamm“: Dunkelblau; Kalender „MuF“: Hellblau; Kalender „FHKuK“: Grün):

Microsoft Flow: Gmail-Kalender - mit synchronisierten [FHKuk] Terminen
Microsoft Flow: Gmail-Kalender – mit synchronisierten [FHKuk] Terminen
In Office 365 habe ich nur meinen persönlichen Kalender eingeblendet. Termine, die durch den 1. Flow aus Google nach Office 365 kopiert wurden, haben einen entsprechenden Präfix („[GS-Frank-Hamm]“ beziehungsweise „GS-MuF“).

Microsoft Flow: Office 365-Kalender, mit kopierten "[GS-..." Terminen
Microsoft Flow: Office 365-Kalender, mit kopierten „[GS-…“ Terminen
Somit habe ich alle Termine in beiden Welten. Möglicherweise erhöhe ich die Frequenz des 1. Flows noch, doch zunächst reicht es mir. Obwohl ich ja eigentlich 2.000 Ausführungen im Monat frei habe…

Facebook-Diät für mehr Ausgewogenheit und mehr Datenschutz

In den letzten Wochen hat sich bei mir eine „Facebook-Diät“ eingeschlichen. Nach und nach habe ich meine Nutzung von Facebook heruntergefahren. Zwei Punkte haben mich dazu bewegt: Die ausufernde Datensammlung durch Facebook und mein Wunsch nach mehr Ausgewogenheit.

Warum eine Facebook-Diät?

Facebook als Soziales Netzwerk bietet im privaten und im beruflichen Kontext Möglichkeiten, mit anderen Menschen in Kontakt zu bleiben und sich auszutauschen. Abgesehen davon setze ich Facebook auch beruflich ein. Das bewegt mich, nicht ganz auf Facebook zu verzichten.

Schutz meiner und anderer Daten

Das Unternehmen Facebook ist eine Datenkrake, die wann immer und wo immer möglich die Daten seiner Nutzer abgreift. Das betrifft Facebook als Social Network, aber auch WhatsApp und Instagram. Hätte ich Vertrauen in dieses Unternehmen, dann würde ich womöglich anders handeln. Doch das habe ich nicht, insbesondere weil dieser riesige Datenpool zum Missbrauch und zum Hacken geradezu einlädt und ich Facebook nicht als zuverlässig betrachte.

Dabei geht es mir sowohl um meine Daten, als auch um Daten von Kontakten. So hat in der Vergangenheit WhatsApp die Kontaktdaten abgegriffen. Apps haben das über Facebook-Schnittstellen auch immer wieder gemacht.

Für irgendetwas muss die Datenschutz-Grundverordnung gut sein. Ist sie auch. Artikel 5 „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“:

(1) Personenbezogene Daten müssen

[…]

c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);

(VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016)

Diese Angemessenheit sehe ich bei Facebook überhaupt nicht. Und schnell wird alles Mögliche abgegriffen, was wirklich nicht nötig ist.

Meine Ausgewogenheit

Immer wieder ertappe ich mich dabei, dass ich „mal schnell“ auf Facebook nach neuen Posts und Updates schaue. Das geht mir so im Browser von Desktop oder Notebook, aber auch auf dem Smartphone. Die Angst, etwas zu verpassen, ist manchmal groß. Auch wenn ich bemerke, dass ich dabei wieder entspannter wurde.

Die Fear of missing out (dt.: Angst, etwas zu verpassen, Akronym FOMO), ist eine Form der gesellschaftlichen Beklemmung/Angst/Besorgnis. Das Phänomen beschreibt die zwanghafte Sorge, eine soziale Interaktion, eine ungewöhnliche Erfahrung oder ein anderes befriedigendes Ereignis zu verpassen und nicht mehr auf dem Laufenden zu bleiben. Dieses Gefühl geht besonders mit modernen Technologien wie Mobiltelefonen und Sozialen Netzwerken einher bzw. wird von diesen verstärkt.

(Seite „Fear of missing out“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 2. Dezember 2018, 19:44 UTC. (Abgerufen: 3. Februar 2019, 14:36 UTC))

Ich will Hektik und Angst keinen Platz in meinem Leben einräumen. Eine der sechs Säulen meiner Selbstorganisation lautet „Ausgewogenheit„. Das bedeutet auch, nichts im Übermaß zu tun.

Meine „Facebook Rules of Engagement“

Daher habe ich mir ein paar Einsatzregeln für die Nutzung von Facebook ausgedacht.

Rules of Engagement (RoE), auf Deutsch Einsatzregeln, bezeichnen einsatzbezogene Regeln für Streitkräfte zur Anwendung von militärischer Gewalt im Rahmen weltweiter nationaler und multinationaler Militäroperationen – sowohl in bewaffneten Konflikten als auch in Friedensmissionen der Vereinten Nationen.

[…]

Die RoE werden von der NATO wie folgt definiert: „Anweisungen, erlassen von einem dazu befugten militärischen Führer, mit denen Umstände und Grenzen festgelegt werden, unter denen militärische Kräfte Kampfhandlungen mit anderen Kräften beginnen oder fortführen dürfen.“

(Seite „Rules of Engagement (Militär)“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 8. Dezember 2018, 14:41 UTC. (Abgerufen: 3. Februar 2019, 06:54 UTC))

  • WhatsApp habe ich schon seit langem von meinem Smartphone verbannt. Den Facebook-Messenger nutze ich nur noch in wenigen Fällen.
  • Wer mich kontaktieren oder mir eine Nachricht schicken möchte, für den habe ich reichlich Auswahl (siehe kontakt.frank-hamm.com) wie Signal, Threema, Telegram.
  • Meinen persönlichen Facebook-Account nutze ich im Wesentlichen nur noch für einige Gruppen (beispielsweise zu Selzen, Fotografie, Wandern) sowie das Lesen von Seiten-Feeds.
  • Persönliche Updates kommen zukünftig vermehrt und hauptsächlich über die Seite des Entspannenden.
  • Facebook nutze ich ansonsten für Kunden über den Business Manager.
  • Ich achte darauf, dass Facebook möglichst wenig Daten auf Desktop, Notebook und Smartphone abgreifen kann. Das betrifft auch das Tracking.

Und wer weiß: Vielleicht bin ich auch einmal einen ganzen Monat ohne Social Media, so wie Ulligunde.

Instagram

Instagram nutze ich sporadisch als Der Entspannende. Ich überlege, ob ich das überhaupt fortführen möchte. Ich komme mir wie ein Verbraucher vor, der sich nahezu täglich durch hunderte von Reiseprospekten klickt, ohne darüber jemals eine Reise zu buchen.

Ja, es gibt da schöne Fotos. Aber die gibt es auch beispielsweise auf Flickr, wo ich einen Pro-Account habe. Dort gibt es wunderbare Gruppen. Warum also nicht meine Tätigkeit auf Flickr verlagern? Bloß, weil ich auf Instagram ein paar Likes und ab und zu mal einen Kommentar (meistens Bot-Kommentare) bekomme? Darüber werde ich noch einmal nachdenken.

Desktop und Notebook

Privat und beruflich nutze ich Facebook überwiegend im Browser auf Desktop-Rechner oder Notebook (beides Windows). Eine Facebook-App (auch Messenger oder Instagram) kommt nicht auf meine Rechner. Mit zwei Tools sorge ich dafür, dass erstens Facebook nur an wenige Daten von mir kommt und dass zweitens ich die Facebook-Seite von unnützem Ballast befreie.

  • Multi-Container von Facebook
  • F.B. Purity

Multi-Account Containers von Firefox / Facebook-Container von Firefox

Ich nutze Firefox als regulären Browser auf meinen Desktop-/Notebook-Rechnern. Mit dem Firefox-Addon „Multi-Account Containers von Mozilla“ lasse ich alle Facebook-Seiten (Facebook, Business Manager, Messenger, Instagram) in einer separate Tab-Umgebung öffnen. Damit haben sie keinen Zugriff auf die Daten in meinen anderen Tab-Umgebungen, die ich beispielsweise fürs normale Surfen oder fürs Einkaufen nutze.

„Multi-Account Containers” ist ein Add-on von Firefox, mit dem Sie Ihre Surfaktivitäten bei der Arbeit, beim Einkauf oder im privaten Bereich (Freizeit) trennen können. Dabei ist es nicht erforderlich, Ihre Chronik zu löschen, sich an- und abzumelden oder mehrere Browser zu verwenden.

[…]

Tab-Umgebungen funktionieren wie normale Tabs, aber die in einer Tab-Umgebung besuchten Websites erhalten Zugriff auf ein separates Segment des Browserspeichers. Das bedeutet, dass Ihre Website-Einstellungen, protokollierten Sitzungen und die Trackingdaten nicht in die neue Umgebung übertragen werden. Ebenso wirkt sich das Surfen in der neuen Umgebung nicht auf Ihre eingeloggten Sitzungen oder die Trackingdaten der anderen Umgebungen aus.

(Tab-Umgebungen mit Multi-Account Containers)

Mit diesem Addon kann ich unterschiedliche Tab-Umgebungen für unterschiedliche Zwecke festlegen und definieren, dass bestimmte Seiten nur in einer entsprechenden Tab-Umgebung geöffnet werden.

Multi-Account Containers: Instagramm immer in Facebook-Umgebung öffnen
Multi-Account Containers: Instagramm immer in Facebook-Umgebung öffnen
Multi-Account Containers: In einer bestimmten Umgebung öffnen
Multi-Account Containers: In einer bestimmten Umgebung öffnen
Multi-Account Containers: Facebook-Gruppe ist in Facebook-Umgebung geöffnet
Multi-Account Containers: Facebook-Gruppe ist in Facebook-Umgebung geöffnet

Wem das zu viel oder zu kompliziert ist, dem empfehle ich das Addon „Facebook Container von Mozilla„. Das Addon ist eine Art Mini-Ausführung mit einem einzigen Container, nämlich für Facebook.

Das Add-On bietet eine Lösung, die nicht einfach darin besteht, Nutzern grundsätzlich von einem Service abzuraten, der ihnen einen Mehrwert bietet. Stattdessen gibt es den Usern ein Werkzeug an die Hand, um sich proaktiv vor unerwünschten Nebenwirkungen eben dieser Nutzung zu schützen.

(Mit unserem neuen Add-On „Facebook Container“ surfen Sie offen und vernetzt – nach Ihren eigenen Regel)

F.B. Purity (Browser-Addon)

Um die Facebook-Seiten übersichtlich und frei von – für mich – überflüssigem Ballast zu befreien, nutze ich das Firefox Addon F.B. Purity – Clean Up and Customize Facebook. F.B. Purity gibt es nicht nur Firefox, sondern auch für Chrome, Edge, Safari, Opera und Maxthon.

F.B. (Fluff Busting) Purity is a Facebook customizing browser extension. It alters your view of Facebook to show only relevant information to you. It lets you remove the annoying and irrelevant stories from your newsfeed such as game and application spam, ads and sponsored stories. It can also hide the boxes you don’t want to see on each side of the newsfeed.

Damit lassen sich beispielsweise die Chat-Box sowie Einträge aus der linken oder rechten Spalte ausblenden. Der Friends-Feed lässt sich sortieren und filtern. Nervende Facebook-Postings „Hey, du hast schon lange nicht mehr …„) gehören der Vergangenheit an.

Smartphone

Auf dem Smartphone nutze ich ausschließlich Facebook. WhatsApp und Facebook Messenger habe ich dort nicht mehr installiert. Die Facebook-App ist ein Speichermonster und eine riesige potentielle Datenssicherheitslücke. Den Facebook Seitenmanager und den Creator habe ich derzeit deinstalliert. Falls ich eine der beiden Apps wieder beruflich benötige, installiere ich sie mir für kurze Zeit wieder.

Swipe for Facebook Pro

Anstelle der Facebook-App oder des Browsers für Facebook nutze ich auf meinem Android App Swipe for Facebook Pro, zum Ausprobieren oder für gelegentliches Nutzen gibt es die Version Swipe for Facebook:

• Access to Facebook & Messenger in just one app
• Messenger Chatheads – access your messages while using other apps
• PIP Videos – watch videos while you browse your News Feed
• Widgets – let your notifications and messages live on your home screen
• Block intrusive ads on your feed and timeline
• Sort your news feed by Most Recent
• Mark all notifications as read
• Save what matters most with Swipe’s bookmarks
• Gorgeous Material Design themes with hand-picked color palettes
• Automatic day/night theming
• Intuitive layouts with top and bottom bar options
• Take control of your notifications with filtering and quiet hours
• Download images and videos
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Swipe for Facebook stellt eine separate Browserumgebung für Facebook zur Verfügung. Ich habe die Pro Version schon seit einigen Jahren sporadisch genutzt, doch im letzten Jahr habe ich komplett auf Swipe for Facebook umgestellt. Einer der Vorteile ist der wesentlich geringere Akku-Verbrauch im Vergleich zur nativen Facebook-App.

Lesetipps

Office 365: Gruppen, Microsoft Teams und Kalender

Microsoft hat Office 365 inzwischen um viele Services und Apps erweitert und dabei gewaltig aufgebohrt. Oft führt das zur Verwirrung, welchen Dienst man denn nun benutzen solle. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von Office 365 Gruppen und Microsoft Teams im Zusammenhang mit Kalendern.

Anmerkung: Ich weiß, manches geht doch … irgendwie. Und da gibt es noch die Öffentlichen Postfächer. Und es geht noch was anderes, und man kann doch hier. Ich halte mich gerne an allgemeine Möglichkeiten mit Office 365.

Für die Nutzung von Office 365 gibt es verschiedene Kalenderarten. Für mich sind dies:

  • Persönliche Kalender
  • Kalender von Office 365 Gruppen (manchmal auch „Outlook Gruppen“ genannt)

Grundsätzlich sind die Funktionen von Outlook auf dem Mac, auf dem PC oder im Web (Browser) ähnlich und gleichen sich immer weiter an. Im Einzelfall gibt es jedoch immer noch große Unterschiede. Im Folgenden benutze ich verallgemeinernd „Outlook“. „Office 365: Gruppen, Microsoft Teams und Kalender“ weiterlesen

Persönliche Produktivität und Selbstorganisation am digitalen Arbeitsplatz

Arbeitest Du noch? Oder bist Du schon produktiv und gelassen?

Der Digitale Arbeitsplatz gilt als das „Non­plus­ul­t­ra“ für ein zeitgemäßes Büro. Doch nachdem Sachbearbeiter, Führungskräfte und Wissensarbeiter bereits vor einigen Jahren in E-Mails zu ersticken begannen, ist die Bürowelt inzwischen oft ein ständiges Jonglieren, um zwischen Nachrichten, Benachrichtigungen und Chats sowie unzähligen Plattformen endlich zum Arbeiten zu kommen.

Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation lässt Büro- und Wissensarbeiter ihr Ziel einer Work-Life-Balance immer weiter außer Reichweite treiben. Manch einer versucht, durch noch mehr Quantität der Arbeit die Masse an Arbeit in den Griff zu bekommen. Andere greifen zu noch mehr Technik und Tools, um ihre persönliche Produktivität zu steigern. In einem ewig scheinenden Wettbewerb reagieren Kollegen und Partner darauf, ihre Schlagzahl ebenfalls zu erhöhen.

Schnell wird auch am Wochenende gearbeitet, um Schritt zu halten. Vielleicht geht es Dir so ähnlich wie dem erschöpften Waldarbeiter, der auf den wohlgemeinten Ratschlag eines Wanderers hin entrüstet entgegnet: „Ich habe keine Zeit fürs Axt schärfen! Ich muss Bäume fällen!“

Ein ständiges Mehr der beruflichen Arbeit fordert irgendwann seinen Tribut. Werde produktiver, ohne auf mehr Quantität zu setzen. Schaffe Dir ein Fundament, um mit einer soliden Selbstorganisation (auch: Zeitmanagement, Selbstmanagement) produktiver zu werden.

Die Arbeit – gleich, ob beruflich, persönlich oder privat – so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie dabei ein ausgeglichenes Leben dabei führen.

Als Basis für eine ausgewogene persönliche Produktivität empfehle ich sechs Prinzipien der Selbstorganisation: Achtsamkeit, Fokussierung, Rituale, Timeboxing, Ausgewogenheit und Flexibilität.

Achtsamkeit

Haste nicht von Thema zu Thema oder von Besprechung zu Besprechung wie ein zerstreuter Professor, der zwar vieles tut, aber sich selten bewusst ist, was er eigentlich tut.

Achtsamkeit (engl. mindfulness) kann als Form der Aufmerksamkeit im Zusammenhang mit einem besonderen Wahrnehmungs- und Bewusstseins­zustand verstanden werden, als spezielle Persönlichkeitseigenschaft sowie als Methode zur Verminderung von Leiden (im weitesten Sinne).

(Seite „Achtsamkeit (mindfulness)“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 22. Dezember 2018, 15:19 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:28 UTC))

Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Fokussierung

Fokussiere Dich auf die Tätigkeit, die Du gerade ausübst. Versuche, wann immer es Dir möglich ist, Deine Aufmerksamkeit auf die eine Tätigkeit zu konzentrieren.

Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseins­ressourcen auf Bewusstseinsinhalte. Das können z. B. Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns sein, aber auch Gedanken und Gefühle.

(Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 9. Dezember 2018, 21:45 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:34 UTC))

Schaffe dir, wann immer möglich, eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise die Vermeidung von Multitasking, denn das zieht wichtige Ressourcen von der eigentlichen Tätigkeit ab. Tipps für eine ablenkungsfreie Umgebung:

  • Schalte das Telefon auf „Lautlos“ und leite Anrufe direkt auf die Sprachbox.
  • Deaktiviere an Rechner, Tablet und Smartphone die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken von der Tätigkeit ab.
  • Lass nur die Programme auf dem Rechner geöffnet, die Du tatsächlich für die momentane Arbeit benötigst. Schalte die Programme in die Vollbilddarstellung und blende darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus.
  • Aktiviere in Windows das automatische Ausblenden der Taskleiste (Windows-Einstellungen – Personalisierung – „Taskleiste im Desktopmodus/Tablet-Modus automatisch ausblenden“)

Rituale

Unbewusstes Handeln kann auch von Vorteil sein. Rituale im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe automatisch ablaufen lassen, ohne dass Du Dich darauf konzentrieren musst.

A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur subconsciously.

The American Journal of Psychology (1903) defines a „habit, from the standpoint of psychology, [as] a more or less fixed way of thinking, willing, or feeling acquired through previous repetition of a mental experience.“[4] Habitual behavior often goes unnoticed in persons exhibiting it, because a person does not need to engage in self-analysis when undertaking routine tasks

(Wikipedia contributors. (2018, December 23). Habit. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:41, January 22, 2019)

Die regelmäßige Wiederholung von Ritualen (wie einem Morgenritual) sorgt dafür, dass Du nichts vergisst – weil Du sie mit der Zeit auswendig kannst. Anfangs wirst Du vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchst Du sie nicht mehr.

  • Starte die Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen „Ritual-Modus“ zu versetzen. Wenn Du im Home Office arbeitest, so ziehst Du Dich dennoch „büromäßig“ an. Hole Dir einen Kaffee und starte den Rechner. Irgendwann schaltet Dein Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Du Dich anziehst und Dich mit der Kaffeetasse in Richtung Schreibtisch bewegst.
  • Gönne Dir eine Belohnung, wenn Du eine Ritualliste abgearbeitet hast. Dann kannst Du Dich schon die ganze Zeit darauf freuen.

Timeboxing

Ursprünglich kommt das Timeboxing aus der Projektplanung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag „Timeboxing„). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität hilfreich ist:

Timeboxing can be used for personal tasks, as well, in which case it uses a reduced scale of time (e.g., thirty minutes) and of deliverables (e.g., a household chore instead of project deliverable).

Personal timeboxing is also said to act as a life hack to help curb perfectionist tendencies (by setting a firm time and not overcommitting to a task)[21] which can also enhance creativity and focus (by creating a sense of urgency or increased pressure).[22]

(Wikipedia contributors. (2018, November 7). Timeboxing. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:49, January 22, 2019)

Schaffe Dir für Deine Arbeiten einen stabilen Rahmen, indem Du zusammenhängende oder ähnliche Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte („Timeboxes“) packst und erledigst.

  • Lege Dir in Deinem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Du zusammenhängende Tätigkeiten abarbeitest.
  • Mehrere kleine Aufgaben kannst Du in einen „Zeugs“-Zeitkasten legen, in dem Du sie nacheinander abarbeitest. Du kannst Dir beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Du ein paar kleine Telefonate erledigst oder in der Sie E-Mails durchgehst.
  • Wenn Du konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten willst, dann plane Dir einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten).
  • Probiere die Pomodoro-Technik aus. Je nach Tätigkeit oder Deinem Empfinden kannst Du die 25-Minuten-Abschnitte an andere Zeitabschnitte anpassen.
  • Trage Zeitabschnitte fürs konzentrierte Arbeiten in Deinen Kalender ein. Signalisiere Deiner Umgebung, dass Du dann nicht gestört werden willst.

Verplane aber nicht den ganzen Tag. Halte Dir Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben frei. Oder auch für ein paar Minuten zum Ausschnaufen.

Ausgewogenheit

Achte auf Ausgewogenheit für Deine Arbeit und für Dein Leben insgesamt. Dein Leben sollte auch nicht nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen.

Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggerierte lange, Arbeit sei etwas anderes als das „Leben“. Doch „Arbeit“ ist Teil des Lebens, ebenso wie es Privatleben, Hobbys und Freunde sind. Inzwischen wird oft von Work-Life-Integration geredet (siehe Forbes – Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist ein Teil des Lebens, wie es andere Bereiche ebenfalls sind.

Achte daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten, Aufgaben, Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen.

  • Plane „Timeboxes“ auch für die Entspannung ein.
  • Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten.
  • Entschleunige bewusst, indem Du beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanst oder in Ruhe eine Playlist hörst.
  • Nutze Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Du kommst mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit.
  • Ausgewogene und gesunde Ernährung hält Dich nicht nur gesund, Du kannst Ernährung gezielt für Deine Produktivität einsetzen. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden.
  • Versuche es einmal mit Meditation oder Autogenem Training. Das hilft Dir nicht nur generell, sondern auch in angespannten Situationen schnell auszuatmen und loszulassen.
  • Mache Pausen, beispielsweise, um in einem Park spazieren zu gehen.

Flexibilität

Jeder Mensch tickt anders. Manch einer ist ein „Morgenmuffel“, oder eben doch mehr der „Morgentyp“. Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert.

Übernimm nicht einfach etwas, was Dir andere (so wie ich!) als die einzig wahre Lösung darstellen. Zur persönlichen Produktivität gehört das Ausprobieren von Methoden, Vorgehesweisen, Techniken und Tools. Mit der Zeit lernst Du, was am besten für Dich passt und funktioniert.

Ever tried. Ever failed. No matter.
Try again. Fail again. Fail better.
(Samuel Becket, Worstward Ho)

Manches wird Dir zusagen, Anderes nicht. Probiere aus, was am besten zu Dir passt, und organisiere Dir Deine Arbeit nach und nach.

Als Anpassungsfähigkeit, auch Adaptivität, Adaptabilität oder Flexibilität, wird die Fähigkeit eines Lebewesens oder einer Gesellschaft zur Veränderung oder Selbstorganisation bezeichnet, dank der auf gewandelte äußere Umstände im Sinne einer veränderten Wechselwirkung zwischen (kollektiven) Akteuren untereinander (Assimilation) oder ihrer Umgebung gegenüber reagiert werden kann.

(Seite „Anpassungsfähigkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2018, 12:23 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 14:18 UTC))

Bei aller Liebe zur Produktivität: Bleibe so flexibel, dass Du Deine Pläne, Rituale oder Timeboxes einfach über den Haufen werfen und etwas anderes machen kannst. Entweder, weil die Umstände sich geändert haben, oder weil Du einfach zu etwas anderem Lust hast.

Vielleicht willst Du doch nicht wie geplant an dem wichtigen Konzept für nächsten Monat arbeiten, sondern, um mit Loriot zu sprechen, einfach nur hier sitzen.

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Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=Iuobpte4ndQ

Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main

Komme am 20. Februar in die Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main nach Wiesbaden, um bei meinem Impulsvortrag mehr darüber zu erfahren, wie Du mit den Herausforderungen des digitalen Zeitalters umgehen kannst.

Weitere Tipps

Linktipps

Wikipedia

Bookmarks

Blogs

Tooltipps

Achtsamkeit / Meditation

Schreiben

Zeitmanagement

Aufgabenmanagement

Ausgewogenheit: Musik

Ausgewogenheit: Outdoor

Lesen

Mein Tipp für die Digitalisierung

Egal, ob digital oder analog: Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Präsentation

Die Präsentation gibt es auf Slideshare.

Neugierig? Lust auf mehr?

Du hast Fragen? Du möchtest mehr erfahren? Über Microsoft Bookings kannst Du mich für ein erstes und kostenloses Sondierungsgespräch buchen:

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Ablenkungsfreies Lesen mit der Firefox Leseansicht (F9)

Inzwischen dürfte der Browser das meistgenutzte und am längsten genutzte Tool am Rechner oder Tablet sein, unabhängig vom Hersteller. Egal, ob Firefox, Chrome, Edge oder Safari: Der Umgang mit dem Browser entscheidet über Effizienz und Effektivität in Beruf und Freizeit. Ich nutze inzwischen nach einem Exkurs zum Chrome wieder den Firefox.

Der Firefox bietet eine spezielle Leseansicht, mit der sich Beiträge im Browser ablenkungsfrei und produktiver lesen lassen. Firefox erkennt, ob eine Seite für die Leseansicht geeignet ist, und zeigt in der Awesome Bar (dort, wo der URL angezeigt oder eingegeben wird) das Dokumentsymbol für die Leseansicht. Die Leseansicht wird durch Klicken / Tippen darauf oder durch drücken von F9 aktiviert.

Firefox Leseansicht aktivierten: F9
Firefox Leseansicht aktivierten: F9

Anschließend blendet Firefox unnötige Elemente der Seite aus und zeigt nur noch den Text und darin enthaltene Bilder. Die Blöcke, die Kopfzeile, Fußzeile, Navigationselemente oder Werbung enthalten, verschwinden. Dafür wird nur noch der Text mit seinen Bildern angezeigt. Die Leseansicht ist recht zuverlässig. Nur manchmal fehlt ein Textblock oder ein Foto, doch das lässt sich recht gut erkennen. Dann schalte ich eben wieder zurück in die normale Ansicht.

Beispiel: Artikel auf Tagesschau.de

Als Beispiel dient mir der Tagesschau-Beitrag “ Wetterlage in Österreich: Schneewarnstufe Rot“ vom 8. Januar 2019.

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (1)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (1)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (2)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (2)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (3)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (3)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (4)
Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (4)

Der Artikel in der Leseansicht

 

Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (1)
Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (1)
Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (2)
Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (2)

Die Einstellungen und Funktionen der Leseansicht

Auf der linken Seite gibt es ein Menü für die Leseansicht mit vier Symbolen für „Verlassen“, „Schrifteinstellungen“, „Vorlesen“ und „Bei Pocket speichern“.

Die Schrifteinstellungen bietet fünf Möglichkeiten.

  • Die Auswahl zwischen Serif und Sans-Serif.
  • Das Verkleinern und das Vergrößern und der Schrift.
  • Das Verengen und das Verbreitern der Textdarstellung.
  • Normaler Zeilenabstand und Höherer Zeilenabstand.
  • Layout in Hell, Dunkel oder Sepia.
Firefox Leseansicht: Schrifteinstellungen
Firefox Leseansicht: Schrifteinstellungen
Firefox Leseansicht: Leseeinstellungen geändert
Firefox Leseansicht: Leseeinstellungen geändert

Ich benutze das Vorlesen gelegentlich mit englischen und mit deutschen Seiten, und bisher funktioniert es recht gut. Die Wörter klingen leicht abgehackt, sind aber gut verständlich. Die Vorlesegeschwindigkeit lässt sich langsamer und schneller einstellen.

Firefox Leseansicht: Vorlesen lassen
Firefox Leseansicht: Vorlesen lassen

Unternehmen brauchen keinen Chief Digital Officer, wohl aber einen CDO

Stefan Wickenhäuser stellt die offensichtlich rhetorische Frage „Brauchen Unternehmen Chief Digital Officer?„. Schnell übergeht er eine klare Antwort und schwenkt auf die Aufgaben und Tätigkeiten eines „CDO“. Ein CDO sei übergreifend zu verstehen. Er trage andere Sichtweisen in die Bereiche mit hinein. Er frage nach, stelle selbst immer wieder die Frage „warum machen wir das so?“.

Daher ist die Frage nach dem „Warum“ sehr einfach zu beantworten: ein CDO hat die Aufgabe, im Unternehmen abteilungsübergreifend Themen zu verstehen, andere Perspektiven einzunehmen und neues Potential aufzuzeigen.

Und „… natürlich muss er sich mit neuen Geschäftsmodellen und Produkten befassen. Dabei immer den Kunden im Zentrum haben und entsprechend das Unternehmen darauf ausrichten.“

Prima. Ein CDO hat Aufgaben, er muss hinterfragen, querdenken. Wickenhäusers Fazit lautet:

Die Einführung eines CDO muss man wollen.

Doch, was hat das mit „Digital“ zu tun? Selbstreferentiell scheint das Vorhandensein von Aufgaben für eine Position selbige zu rechtfertigen.

Unternehmen brauchen keinen Chief Digital Officer

Die Zeichenkette „Digital“ kommt genau drei Mal im Text vor: Zwei Mal in „Chief Digital Officer“ und ein Mal in „Zeitalter der Digitalisierung“. Keinen einzigen Grund nennt Wickenhäuser, warum es ein Chief Digital Officer sein muss. Mit dem Mythos, ein CDO kenne sich extrem gut mit Technologien aus, räumt er auf. Also nicht nur mit dem Mythos, ein CDO müsse sich mit der Digitalisierung, sondern mit Technologien überhaupt auskennen!

Wenn dem so ist, dann brauchen Unternehmen keinen Chief Digital Officer!

Unternehmen brauchen eine CDO

Die Digitalisierung erzeugte und erzeugt Impulse und Veränderungen für Unternehmen (im Übrigen: auch für andere Organisationen). Manchmal sind es aber auch analoge Ideen wie zum Stellenwert des Kunden. Oder zur „Customer Journey“ oder zur „Customer Experience“. Warum ein freundlicher Mitarbeiter in der Filiale mehr Wert sein kann als zehn Newsletter oder Messenger-Nachrichten. Manche Unternehmen nehmen Impulse auf und reagieren auf Veränderungen, und manche Unternehmen wiederum schaffen die Impulse und Veränderungen selbst. Doch es geht dabei – so selbst Wickenhäuser – nicht darum, sich gut mit Technologien auszukennen. Wickenhäuser selbst negiert das Digital im CDO.

Bei einem CDO gehe es um grundsätzliches Verständnis von Technologien. Und was ist mit einem grundsätzlichen Verständnis von Organisation, von Menschenführung und von vielen anderen Themen in und für Unternehmen? Soll ein CDO doch „übergreifend tätig werden, interdisziplinäre Teams zusammenstellen und in andere Bereiche aktiv eingreifen„.

Und er muss in Frage stellen dürfen! So kann eine Veränderung gelingen.

Dafür brauch es kein „Digital„. Es geht um Change und Innovation. Früher hätte man eine Stelle für Organisationsentwicklung geschaffen. Oder eine Innovationswerkstatt. Es geht um kreative Veränderungen und Störungen. Oft genügt braucht es für ein behäbiges Unternehmen Disruptionen, mit der es durchgeschüttelt und neu ausgerichtet wird.

Wenn es also schon ein „D“ im CxO sein muss, dann brauchen Unternehmen einen CDO. Einen Chief Disruption Officer. Oder einen Chief Development Officer.

Die Auskunft der Schufa nach Artikel 15 DS-GVO

Am 12. Juni 2018 stellte ich einen Antrag in elektronischer Form per E-Mail an die Schufa, um mein Auskunftsrecht nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung in Anspruch zu nehmen. Am 29. Juni lag die Antwort der Schufa in gedruckter Form im Briefkasten. Eine Analyse und meine Meinung zur Auskunft der Schufa.

Das Antwortschreiben der Schufa lag am 29. Juni in meinem Briefkasten. Es ist ein siebenseitiges Schreiben, das auf den 16. Juni 2018 datiert ist. Das Schreiben gliedert sich in folgende Teile:

  • Ein Anschreiben (2 Seiten, netto etwa 0,8 Seiten).
  • Eine Liste von Anfragen und Mitteilungen an die Schufa, die sich auf mich bezogen (1 Seite, netto etwa 0,6 Seiten, 9 Einträge).
  • Eine Tabelle von Wahrscheinlichkeitswerten, welche die Schufa in den letzten 12 Monaten übermittelt hat (1 Seite, netto etwa 0,4 Seiten, 3 Datenzeilen).
  • Mein Basisscore zum 1. April 2018 (1 Seite, netto etwa 0,1 Seiten).
  • Eine Schufa-Information (2 Seiten, netto etwa 2 Seiten).

Jedes Teil des Schufa-Schreibens führe ich hier als Zitat oder Kopie auf.  Sensible Daten mache ich entweder unkenntlich, oder ich kategorisiere sie inhaltlich in <GROßBUCHSTABEN>.

Anschreiben

Sehr geehrter Herr Hamm,

unter der Referenznummer <REFERENZNUMMER> erhalten Sie gemäß Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) eine Kopie der am 16.06.2018 zu Ihrer Person bei der SCHUFA gespeicherten personenbezogenen Daten.

SCHUFA-Datensatznummer: <DATENSATZNUMMER>
Nachname: <NACHNAME>
Vorname: <VORNAME> <MITTELNAME>
Geburtsdatum: <GEBURTSDATUM>
Geburtsort: <GEBURTSDATUM>
Aktuelle Adresse: <ADRESSE> gemeldet von <ORGANISATION>, gespeichert am <DATUM>
Sonstige, auch frühere Adressen: <ADRESSE>, gemeldet von <ORGANISATION>, gespeichert am <DATUM>

Sie wurden am <DATUM>1984 erstmals nach den Bestimmungen des bis zum 24.05.2018 geltenden Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über das SCHUFA-Verfahren informiert. Weitere gespeicherte Informationen werden separat aufgeführt.

Falls Daten aus Ihrer Sicht unzutreffend sind, wenden Sie sich bitte an unser Serviceteam unter der Telefonnummer 0611 – 92780. Sie erreichen uns an Werktagen montags bis freitags von 8 Uhr bis 19 Uhr. Sie können sich auch einfach über unser Online-Kontaktformular mit Fragen zu den bei der SCHUFA gespeicherten Daten an uns wenden (www.schufa.de/online-kontaktformular). Wir werden die entsprechen den Angaben in Abstimmung mit dem einmeldenden Vertragspartner prüfen. Ihr Bestreiten kann durch einen entsprechenden Vermerk kenntlich gemacht werden. Ergibt die Prüfung, dass die Informationen falsch sind, so werden diese berichtigt. Unzulässig gespeicherte Daten werden gelöscht.

Die SCHUFA nutzt im Rahmen der durch sie erteilten Wirtschaftsauskünfte zu Unternehmen Daten der CS Connect GmbH & Co. KG, welche Informationen über Unternehmen und deren wirtschaftlich tätige Personen (z. B. Gesellschafter, Inhaber, Geschäftsführer) speichert. Sofern Sie Informationen darüber erhalten möchten, welche Daten zu Ihrer Person bei der CS Connect GmbH & Co. KG gespeichert sind, bitten wir Sie dort einen entsprechenden Antrag zu stellen. Ein Bestellformular für eine Kopie der personenbezogenen Daten (nach Art. 15 DS-GVO), die bei der CS Connect zu Ihrer Person gespeichert sind, finden Sie unter www.cs-connect.de.

Mit freundlichen Grüßen
SCHUFA-Serviceteam

Die Daten sind korrekt. Lediglich an die erstmalige Information über das Schufa-Verfahren im Jahr 1984 kann ich mich nicht erinnern. Laut Wikipedia-Eintrag gehören der Schufa Holding 50 % der CS Connect GmbH & Co. KG und 50 % der CS Connect Verwaltung GmbH. Letztere war laut Eintrag von 2008 bei North Data wiederum persönlich haftender Gesellschafter der CS Connect GmbH & Co. KG. Letztendlich scheint die Schufa mich im letzten Absatz an eine hundertprozentige Tochtergesellschaft zu verweisen.

Anfragen und Mitteilungen

Am <DATUM>2018 hat <ORGANISATION> eine Anfrage zur Bonitätsprüfung vor Abschluss eines Vertrages mit Zahlungsvereinbarung „auf Rechnung“ oder „auf Kredit“ gestellt.

Am <DATUM>2018 hat <ORGANISATION> eine Anfrage zur Bonitätsprüfung vor Abschluss eines Vertrages mit Zahlungsvereinbarung „auf Rechnung“ oder „auf Kredit“ gestellt.

Am <DATUM>2017 hat <ORGANISATION> eine Anfrage zur Identitäts- bzw. Altersprüfung gestellt. Die Prüfung von Identitätsdaten mit Hilfe der SCHUFA kann die Sicherheit im Internet verbessern und auch als Maßnahme zum Jugendschutz (Altersverifizierung) eingesetzt werden. Anhand des SCHUFA-Datenbestandes werden Angaben zur Identität verifiziert, aber keine bei der SCHUFA gespeicherten Daten weitergegeben.

Am <DATUM>2016 hat <ORGANISATION> mitgeteilt, dass ein <KONTOART> unter der Kontonummer <NUMMER> eröffnet wurde. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

Am <DATUM>2014 hat <ORGANISATION> den Abschluss eines <VERTRAGSART> gemeldet und hierzu das Servicekonto unter der Nummer <NUMMER> übermittelt. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

Am <DATUM>2014 hat <ORGANISATION> den Abschluss eines <VERTRAGSART> gemeldet und hierzu das Servicekonto unter der Nummer <NUMMER> übermittelt. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

Am <DATUM>2014 hat <ORGANISATION> den Abschluss eines <VERTRAGSART> gemeldet und hierzu das Servicekonto unter der Nummer <NUMMER> übermittelt. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

Am <DATUM>2012 hat <ORGANISATION> unter der Nummer <NUMMER> den Abschluss eines <VERTRAGSART> gemeldet. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht. Gespeichert am <DATUM>.

Am <DATUM>1990 hat <ORGANISATION> mitgeteilt, dass ein <KONTOART> unter der Kontonummer <NUMMER> eröffnet wurde. Diese Information wird gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

Die Einträge entsprechen generell den Tatsachen. Folgendes fällt mir jedoch auf:

  • Vierter Eintrag: Die Kontoeröffnung fand bereits ein paar Jahre früher statt.
  • Sechster (vorletzter) Eintrag: Zwischen der Meldung der Organisation und der Speicherung der Daten liegen laut Eintrag vier Jahre.

Übermittelte Wahrscheinlichkeitswerte

Schufa: In den letzten 12 Monaten übermittelte Wahrscheinlichkeitswerte
Schufa: In den letzten 12 Monaten übermittelte Wahrscheinlichkeitswerte

Zu der Tabelle der Wahrscheinlichkeitswerte fällt mir folgendes auf:

  • Für den Eintrag in der ersten Datenzeile (2017) gibt es keinen entsprechenden Eintrag in der Liste der Anfragen und Mitteilungen. Die Geschäftsbeziehung mit der Organisation („übermittelt an“) besteht weiterhin.
  • Für den Eintrag in der zweiten Datenzeile (2018) gibt es keinen entsprechenden Eintrag in der Liste der Anfragen und Mitteilungen. Die Geschäftsbeziehung mit der Organisation („übermittelt an“) besteht weiterhin.
  • Der Eintrag in der dritten Datenzeile (2018) entspricht dem ersten Eintrag der Liste der Anfragen und Mitteilungen. Die Schufa hat somit offensichtlich die Anfrage am selben Tag beantwortet.

Damit hat die Schufa in zwei Fällen Daten an eine Organisation übermittelt, ohne dass die Organisation zuvor eine Anfrage gestellt hatte.

Auf Basis der Liste der Anfragen und Mitteilungen in Verbindung mit der Tabelle der Übermittlung von Wahrscheinlichkeitswerte ergeben sich folgende offenen Enden:

  • Zweiter Listeneintrag (2018): Für die Anfrage der Organisation hat die Schufa keine Daten übermittelt.
  • Dritter Listeneintrag (2018): Für die Anfrage der Organisation hat die Schufa keine Daten übermittelt.

Aus diesen insgesamt fünf Punkten ergeben sich für mich zwei Unregelmäßigkeiten, die logischerweise jeweils nur bestimmte Ursachen zulassen.

  • Die Schufa übermittelt Daten an Organisationen, ohne dass von diesen zuvor eine Anfrage gestellt wurde. Entweder sind die mir vorliegenden Daten unvollständig oder inkorrekt, oder es gibt eine Art von „Dauerauftrag“ zur regelmäßigen Übermittlung von Wahrscheinlichkeitswerten an Organisationen.
  • Die Schufa übermittelt keine Daten, obwohl eine Anfrage gestellt wurde. Entweder sind die mir vorliegenden Daten unvollständig oder inkorrekt, oder die Schufa beantwortet nicht alle Anfragen, oder die Schufa übermittelt weitere Daten außer den Wahrscheinlichkeitsdaten (über die sie mir keine Auskunft gibt).

Weiterhin fehlen mir zum grundsätzlichen Verständnis ein paar Erläuterungen. Insbesondere fehlen in der Legende Zelleneinträge.

  • Spalte „Scorewert“: Hier steht jeweils eine vierstellige Zahl. Ich habe keine Ahnung, was diese Zahl bedeutet.
  • Spalte „Ratingstufe“: Hier steht jeweils ein Buchstabe. Ich habe keine Ahnung, was dieser Buchstabe bedeutet.
  • Spalte „Erfüllungswahrscheinlichkeit“: Hier steht eine Prozentzahl mit zwei Nachkommastellen. Ich vermute, sie soll aussagen, wie wahrscheinlich ich einen Vertrag erfülle.
  • Spalten „Bisherige Zahlungsstörungen“ bis „Anschriftendaten“: Hier stehen Werte, die in der Legende aufgeführt sind.

Basisscore

Am 01.04.2018 beträgt Ihr Basisscore <PROZENTZAHL> von theoretisch möglichen 100 %. Der Basisscore ermöglicht Ihnen eine branchenunabhängige Einschätzung Ihrer Bonität. Er wird als Erfüllungswahrscheinlichkeit in Form eines Prozentwertes dargestellt. Die Berechnung erfolgt einmal pro Quartal auf Basis der zu Ihrer Person bei der SCHUFA gespeicherten Daten.

Zunächst habe ich vermutet, dass die Bedeutung des Basisscores der Bedeutung der Spalte „Erfüllungswahrscheinlichkeit“ entspricht. Doch wenn der Basisscore einmal pro Quartal berechnet wird, dann müssten in der Tabelle der Wahrscheinlichkeitswerte die entsprechenden Spaltenwerte in der zweiten und in der dritten Tabellenzeile diesem Basisscore vom 1. April entsprechen, da diese Wahrscheinlichkeitswerte im zweiten Quartal 2018 übermittelt wurden. Die drei Prozentzahlen unterscheiden sich jedoch.

Schufa-Information

Der zweiseitige Teil SCHUFA-Information (PDF, 295 KB) ist generisch in dem Sinne, dass er keinerlei Bezug zu meiner Person oder meinen Daten hat. Ein Satz jedoch findet meine Aufmerksamkeit:

Folgende Datenarten werden bei der SCHUFA zur Scoreberechnung verwendet, wobei nicht jede Datenart auch in jede einzelne Scoreberechnung mit einfließt: Allgemeine Daten (z.B. Geburtsdatum, Geschlecht oder Anzahl im Geschäftsverkehr verwendeter Anschriften), bisherige Zahlungsstörungen, Kreditaktivität letztes Jahr, Kreditnutzung, Länge Kredithistorie sowie Anschriftendaten (nur wenn wenige personenbezogene kreditrelevante Informationen vorliegen).

Da steht also tatsächlich etwas zur „Scoreberechnung“ – allerdings so nichtssagend, dass sich wirklich nichts davon ableiten lässt.

Meine Meinung dazu

Ich halte es für unwahrscheinlich, dass sich lediglich aus wenigen und allgemeinen Daten wie Adressdaten Rückschlüsse auf eine „Erfüllungswahrscheinlichkeit“ ziehen lassen. Dann schaue ich mir an, was die Schufa über mich gespeichert hat, und staune. Aus meinen Adressdaten, drei Anfragen (zwei Bonitätsprüfungen und eine Identitäts-/Altersprüfung), zwei Kontoeröffnungen und vier Vertragsabschlüssen (jeweils mit faktisch nur Vertragsart/Kontoart und Organisation) kann die Schufa einen „Score“ für meine Erfüllungswahrscheinlichkeit berechnen.

Die Daten selbst sind für mich hinsichtlich der Datenübermittlung von Organisationen an die Schufa (Anfragen und Mitteilungen) beziehungsweise von der Schufa an Organisationen (übermittelte Wahrscheinlichkeitswerte) inkonsistent.

Gemäß Art. 12  Abs. 1 Satz 1 DS-GVO habe ich die Informationen der Schufa „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ erwartet. So wirklich hat die Schufa meine Erwartungen nicht erfüllt. Eine „einfache Sprache“ (Wikipedia) stelle ich mir etwas anders vor.

So sind die Sätze und Absätze der „Schufa-Information“ teilweise lang und verschachtelt (und enthalten dann in Klammern noch Erläuterungen – so wie hier). Dann wird auch gerne auf Artikel, Absätze und Buchstaben verwiesen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Einwilligungen sowie auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordem, überwiegen.

Gut, dass ich während meines Wirtschaftswissenschaftsstudiums auch ein paar Semester mit Rechtsvorlesungen hatte. Womöglich fehlt mir da Fachwissen zu Scoring, Vorgehensweisen der Datenspeicherung und/oder Übermittlung. Irgendwie hätte die Schufa auch gleich einen kompletten Ausdruck der Datenschutz-Grundverordnung anhängen können. Wäre dann halt ein Paket geworden.

Als ich meinen Antrag gemäß Artikel 15 stellte, verlangte ich eine Kopie der personenbezogenen Daten in einem elektronischen Format:

Stellen Sie mir eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung, denn ich stelle den Antrag elektronisch und gebe nichts anderes an.

Doch die Schufa schickte mir die Informationen in gedruckter und nicht in elektronischer Form – ohne in irgendeiner Form auf mein Verlangen einzugehen. Das empfinde ich als eine Frechheit.

Mein Unbehagen hinsichtlich der Schufa ist gewachsen. Ich hatte solide Daten erwartet. Stattdessen bekomme ich unzusammenhängende und widersprüchliche Auskünfte sowie nichtssagende Allgemeinplätze. Das beruhigt mich in keinster Weise. Das Geschäftsmodell der Schufa beruht auf Würfeln und Kaffeesatzlesen? Oder hat die Schufa noch viel, viel mehr Daten von mir, die sie einfach nicht rausrückt? Da könnten dann schon mal irgendwelche Verschwörungsgetheorien in mir hochkommen.

<ironie>
In Wirklichkeit ist die Schufa ein Datencenter der NSA und hat alle meine Kontenbestandsdaten sowie alle Buchungsdaten der letzten 57 Jahre. Dann wird mir wieder wohler, denn so kann ich mir auch vorstellen, dass daraus etwas wie „Erfüllungswahrscheinlichkeit“ aka Basisscore berechnet wird. Alles unter der peinlichen Kontrolle durch HAL 9000. Damit nur nichts schief geht. HAL 9000 weiß schließlich, was er macht.
</ironie>

Die Antwort der Schufa hätte auch „42“ lauten können, damit hätte ich wenigstens etwas anfangen können.

Antwort der Schufa zu meinem Antrag nach Auskunft gemäß Artikel 15 DS-GVO

Am 12. Juni 2018 stellte ich einen Antrag in elektronischer Form per E-Mail an die Schufa, um mein Auskunftsrecht nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung in Anspruch zu nehmen. Heute lag die Antwort der Schufa im Briefkasten – in gedruckter Form und nach meiner Meinung nicht in klarer und einfacher Sprache.

Update (08.08.2018): Die komplette Antwort der Schufa, meine Analyse und meine Meinung dazu gibt es im Artikel „Die Auskunft der Schufa nach Artikel 15 DS-GVO„.

Siehe auch: Auskunftsrecht nach Artikel 15 DS-GVO am Beispiel Schufa.

Im Briefkasten lag ein Briefumschlag mit einem siebenseitigen Schreiben. Das Antwortschreiben ist auf den 16. Juni 2018 datiert. Ausgehend von den üblichen Laufzeiten der Briefzustellung durch DHL/Post verblieb der Brief dann nach seiner Erstellung noch etwa 10 Tage bei der Schufa. Fertig jedenfalls, so suggeriert das Briefdatum, war das Schreiben schon am 16. Juni. Heute ist der 29. Juni, damit erhielt ich die Auskunft innerhalb der Frist von einem Monat nach Eingang meines Antrags (unter der Annahme, dass die E-Mail am selben Tag zugestellt worden war.

In den nächsten Tagen were ich mich eingehend damit beschäftigen. Vorab jedoch dazu bereits zwei Anmerkungen:

Gedruckt und nicht elektronisch

Stellen Sie mir eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung, denn ich stelle den Antrag elektronisch und gebe nichts anderes an.

Die Unterrichtung erhielt ich in gedruckter Form, obwohl ich meinen Antrag elektronisch stellte und eine Übermittlung in einem gängigen elektronischen Format verlangte.

Keine klare und einfache Sprache

Teilweise kann ich das Schreiben leicht lesen. Doch auf Anhieb missfallen mir die zwei Seiten mit der Überschrift „SCHUFA-Information“. Dieser Abschnitt scheint mir ein Textbaustein ohne jeden Bezug zu meinen personenbezogenen Daten zu sein. Darin heißt es dann beispielsweise:

2.1 Zwecke der Datenverarbeitung und berechtigte Interessen, die von der SCHUFA oder einem Dritten verfolgt werden
Die Kreditwürdigkeitsprüfung dient der Bewahrung der Empfänger vor Verlusten im Kreditgeschäft und eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, Kreditnehmer durch Beratung vor einer übermäßigen Verschuldung zu bewahren. Die Verarbeitung der Daten erfolgt darüber hinaus zur Betrugsprävention, Seriositätsprüfung, Geldwäscheprävention, Identitäts- und Altersprüfung, Anschriftenermittlung, Kundenbetreuung oder Risikosteuerung sowie der Tarifierung oder Konditionierung. Neben den vorgenannten Zwecken verarbeitet die SCHUFA personenbezogene Daten auch zu intemen Zwecken (z. B. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeilen, Allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs). Das berechtigte Interesse an der jeweiligen Verarbeitunghieran ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Über etwaige Änderungen der Zwecke der Datenverarbeitung wird die SCHUFA gemäß Art. 14 Abs. 4 DS-GVO informieren.

[…]

2.3. Herkunft der Daten
Die SCHUFA erhält ihre Daten von ihren Vertragspartnern. Dies sind im europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz sowie ggf. weiteren Drittländern (sofern zu diesen ein entsprechender Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission existiert) ansässige Institute, Finanzuntemehmen und Zahlungsdienstleister, die ein finanzielles Ausfallrisiko tragen (z.B. Banken, Sparkassen, Genossenschaftsbanken, Kreditkarten-, Factoring- und Leasingunternehmen) sowie weitere Vertragspartner, die zu den unter Ziffer 2.1 genannten Zwecken Produkte der SCHUFA nutzen, insbesondere aus dem (Versand-)Handels-, eCommerce-, Dienstleistungs-, Vermietungs-, Energleversorgungs-, Telekommunikations-, Versicherungs-, oder Inkassobereich.

Ich bin zwar über 42 Jahre alt und kein Elektroingenieur, auch habe ich kein Jodeldiplom (Wikipedia). Aber ich bin habe zwei Studienabschlüsse, kann fließend Deutsch sprechen, hören und lesen sowie selbstständig bloggen.

Wenn ich mir allerdings vorstelle, dass jemand wie Vic Dorn eine solche Auskunft von der Schufa erhält, dann zweifele ich doch daran, dass so jemand darunter eine Übermittlung „in einer klaren und einfachen Sprache“ nach Artikel 12 (1) DS-GVO) verstehen würde. Ich glaube das jedenfalls nicht.